So gelingen virtuelle Teammeetings

So gelingen virtuelle Teammeetings

Angeregt vom Artikel „Virtuos virtuell konferieren“ im neusten managerSeminare Magazin (12/2013, S.36 – 40) möchte ich in diesem Blogartikel den Spot auf virtuelle Teammeetings richten, nachdem ich schon im vergangenen Blogbeitrag wichtige Faktoren der Teamarbeit aufgezeigt habe.

©Rike / pixelio.de

Vielleicht denken Sie: „Was soll ich mich mit virtuellen Teammeetings beschäftigen? Ich bin in keinem virtuellen Team!“
Wirklich nicht? Sind Sie auch nicht bei Webinaren oder Telefonkonferenzen eingebunden? Als Moderator oder als Teilnehmer?
Die Medien sind die gleichen wie bei virtuellen Teammeetings; auch hier kommt eine Gruppe von Menschen im virtuellen Raum in Video- oder Audiomeetings zusammen.
Und die Themen sind meist ähnlich: Es geht um Informationsaustausch und Gespräche.
Haben Sie sich nicht auch schon gelangweilt? Geärgert über unstrukturierte und vor allem viel zu lange Webinare?

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen auf, worauf Sie bei der Durchführung von Gruppenmeetings im virtuellen Raum besonders achten sollten:
Technisches Format, Dauer von Online-Konferenzen, Agendaführung, soziale Interaktionen.

Ich selbst konnte schon 2005 erleben, wie die Unternehmenskommunikation in den virtuellen Raum verlagert wurde: Aufgrund der Fusion mehrerer Krankenhäuser an unterschiedlichen Standorten mit über 100km Distanz wurde es notwendig, Gespräche via Videokonferenzen zu führen, wenn man als obere Führungskraft nicht ständig pendeln und die Reise- und Personalkosten ins Unermessliche steigern wollte. Die Technik war noch nicht sehr ausgereift, und diese Form der Gesprächsaufnahme war nicht sehr beliebt, z.B. aufgrund der zeitverzögerten Übertragung der Gespräche. Zudem waren Videokonferenzen nur von wenigen Räumlichkeiten aus mit entsprechender Technologie möglich; die Räume mussten weit im Vorwege reserviert werden. An den jeweiligen Standorten saß dann eine Gruppe von Menschen an einem Tisch und starrte auf eine große Leinwand mit der Bildschirmübertragung.

In der Zwischenzeit hat sich die Technologie weiterentwickelt und jedes Teammitglied sitzt vor seinem eigenen Computer, benutzt meist ein Headset sowie Kamera und blickt auf den Bildschirm mit der Videoübertragung.

Die Herausforderung in solchen Settings liegt jetzt vor allem im Gewinnen und Halten der Aufmerksamkeit: Ausufernde Monologe, schwache Moderation und schlechte PowerPoint-Präsentationen lassen Langweile aufkommen. Ablenkung ist ebenso schnell da: kurz mal die Mails checken, an einem Dokument etwas schreiben, Konversation führen mit anderen Kollegen im Raum usw.

Worauf sollten Sie als Meetingleiter achten, damit die Teilnehmenden wirklich einen Mehrwert aus den Konferenzen mitnehmen?

Das technische Format richtet sich nach dem Zweck des Meetings
Wählen Sie als Meetingleiter das Format nach dem Zweck des Treffens und natürlich auch nach der Teilnehmerzahl. Eine Telefonkonferenz lässt sich schwer mit einer Gruppe größer als 5 Teilnehmenden durchführen, eine Videokonferenz allerdings schon.

Geht es inhaltlich um Information, Diskussion, Entscheidungsfindung, gemeinsames Bearbeiten eines Themas ist nur eine Kombination von Hören, Sprechen, Sehen (Audio, Video) für alle Zwecke von Teammeetings effektiv. Ausgeklügelte Technik lässt mittlerweile das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und das Sammeln von Ideen am Whiteboard zu.
Eine Telefonkonferenz ist nur zur Informationsweitergabe richtig effektiv und z.B. nicht zielführend für die Bearbeitung eines Themas.
Reine Videokonferenzen eignen sich einzig für eine informative Kommunikation oder Entscheidungsfindung.
Der Einsatz von Chats beschränkt sich auf den Austausch von Ideen und auf gezielte Fragen und Antworten.

Geht es um Konflikte oder um Teambildung?

Auch zur Konfliktbearbeitung kann lediglich eine Kombination von Audio und Video empfohlen werden, wenn kein face-to-face Treffen möglich ist, welches zur Lösung von Unstimmigkeiten immer vorzuziehen ist.
Den Chat können Sie vorrangig für die persönliche und soziale Kommunikation zur Teambildung einsetzen.

Grundsätzlich kommen Übertragungen per Video realen Meetings am nächsten und werden von Teams als harmonischer erlebt.
Um die nonverbale Kommunikation zu verstärken, empfiehlt es sich, die Meetings an einem hohen Tisch stehend durchzuführen: Die Körperspannung ist erhöht, und Gestik sowie Mimik wirken unterstützend.

Halten Sie die Dauer von Meetings oder Konferenzen im virtuellen Raum kurz!
Das Problem von virtuellen Meetings ist die Konzentrationsfähigkeit. Während in face-to-face Meetings zwischendurch ein Sich-kurz-etwas-zurücknehmen möglich ist, ist es im virtuellen Raum ohne entsprechende Signale schwierig. Es fehlen die entsprechenden Reize oder Ansagen. Die Aufmerksamkeit lässt sich auf diese Weise nicht lange auf hohem Niveau aufrechterhalten.
Ein Zeitlimit von 45 bis 60 Minuten ist deshalb das Maximum für Teammeetings. Danach sollte eine Pause eingelegt werden. Fordern Sie als Teamleitung auf, sich zu erheben, sich zu bewegen, etwas zu trinken oder andere Aufgabe zu erledigen, den virtuellen Meetingraum zu verlassen.

Agenda und Moderation sind das A und O eines jeden Meetings!

Wie in richtigen Meetings ist gute Vorbereitung und Strukturierung notwendig, damit Besprechungen nicht zum Langeweilefaktor werden.
Der Erfolg eines Meetings hängt ab:

• vom gewählten Kommunikationsformat
• von der vorbereiteten Agenda
• von der strukturierten Moderation
• von spannenden Inhalten und der Möglichkeit zur Interaktion
• vom klaren Umgang des Moderators mit dominanten Teammitgliedern, vom Umgang mit verspätetem Eintreffen oder früherem Weggehen
• von der Rollenerfüllung der Teilnehmenden.

Eine Agenda für ein virtuelles Teammeeting beinhaltet:

• die genaue Meetingzeitpunkt: Tag, Datum, Uhrzeit
• die festgelegte Meetingdauer
• die eingeladenen Teilnehmer
• die Terminierung, welches Teammitglied von wann bis wann mit welcher Aufgabenstellung im Meeting drankommt
• welche Rolle die einzelnen Teilnehmenden einnehmen: Moderator, Vortragender, Protokollant
• die Meetingthemen
• das Meetinglogin
• das gewählte Kommunikationsmedium, ggf. mit ausführlicher Vorstellung der Technik und dem Hinweis zur vorherigen Prüfung der Kompatibilität
• verschiedene Zeitpunkte, an denen die Einladung und die Erinnerungen versendet werden sollen: zwei Arbeitstage vor Meetingbeginn, 24 Std. vorher, 1 Std. vorher
• die Zustellung von benötigten Unterlagen und Präsentationen, inkl. Seitenzahlen, als Diskussionsgrundlage oder die Bereitstellung für einen nachträglichen Versand
• wichtige Informationen im Voraus, z.B. die Aufforderung zur Rückmeldung/Anmeldung
• ggf. die Ankündigung eines Co-Moderator
• die vorgesehenen Diskussions- und Redebeiträge mit Zeitlimits
• die Ankündigung möglicher fremder Meeting-Gäste
• die eingebauten Pufferzeiten

Tipps für die Durchführung von Online-Konferenzen:

• Die Agenda sollte wie geplant umgesetzt werden. Es ist bei Online-Konferenzen kaum möglich, eben mal einen TOP einzuschieben oder das Zeitlimit auszudehnen. Die meisten Teammitglieder reagieren in dieser Situation mit Unzufriedenheit und verlassen rasch das Meeting.
• Die PowerPoint Präsentationen sollten nicht länger als 15 Minuten dauern und eine 5-10 minütige moderierte interaktive Sequenz nachfolgen lassen, an der sich alle Teilnehmenden beteiligen und z.B. im Chat kommentieren.

Soziale Interaktionen stärken die Beziehungen
Stellen Sie ca. 20 Minuten vor Beginn und ebenfalls nach Beendigung den Chat zur Verfügung, damit sich die Teammitglieder über Persönliches oder Berufliches austauschen können. Dieser Small Talk ersetzt die informellen Gespräche in der realen Welt der Kantine, Teeküche, auf dem Flur oder am Kopierer und ist für die Bildung des WIR-Gefühls des Teams sehr wichtig.

Was können wir aus diesen Anforderungen für virtuelle Teammeetings ableiten?

Das Wichtigste scheint mir die Länge eines Meetings zu sein, um die Aufmerksamkeitsspanne aufrecht zu halten. Das bedeutet, virtuelle Teammeetings in einer kürzeren Taktung und in kleinen Themenhäppchen durchzuführen als es im realen Unternehmensalltag der Fall wäre. Denn es lassen sich nicht viele Themen in eine einzelne Online-Konferenz packen. Das Online-Treffen muss knackig und exzellent vorbereitet und strukturiert sein. Themenbearbeitungen sollten im Vorwege per E-Mail erledigt werden. Dann sind virtuelle Teammeetings zur Information und Entscheidungsfindung mit kurzen Redezeiten ausreichend.
Und wenn Sie den virtuellen Raum auch für den persönlichen Austausch und das gegenseitige Kennenlernen zur Verfügung stellen, stärken Sie die Arbeitsbeziehungen und schaffen die Basis für eine erfolgreiche Teamarbeit!